📬 Traitement des mails – Agence Générale

📍Problématique

Les gestionnaires de copropriété reçoivent chaque jour une avalanche d’e-mails : relances, demandes SAV, questions sur les AG, pièces jointes à analyser… Un volume massif, souvent répétitif, avec des informations éparpillées entre les mails, les documents et les outils métiers.

Résultat : perte de temps, surcharge mentale, erreurs, et une qualité de réponse difficile à maintenir dans la durée.

⚙️ Solution déployée par Keawi

Nous avons conçu une automatisation intelligente, capable de gérer l'intégralité du cycle de traitement des e-mails, pour chaque gestionnaire, de façon autonome et contextuelle.

Elle intervient à plusieurs niveaux :

• Lecture automatique des e-mails entrants
• Détection et analyse des pièces jointes (PDF, Word, images…)
• Résumé des documents, extraction d’informations clés
• Connexion à une base de données vectorielle pour récupérer les données de l'entreprise (PV d'AG, lots, factures, etc.)
• Génération d’une réponse prête à l’envoi, adaptée au ton du copropriétaire (tutoiement/vouvoiement)
• Archivage du message traité
• Préparation d’un brouillon Gmail parfaitement formaté et signé au nom du bon gestionnaire

🪄 Ce que ça change

• Plus besoin d’ouvrir chaque mail et chaque PJ manuellement
• Des réponses personnalisées, cohérentes, et toujours professionnelles
• Une gestion centralisée, tracée, historisée
• Une assistance proactive pour les incidents avec redirection vers ChouetteCopro si nécessaire
• Une interface pensée pour tous les gestionnaires, avec attribution automatique selon l’expéditeur

✅ Résultat

Une charge mentale divisée, des réponses envoyées en quelques secondes, une satisfaction client renforcée.

Chaque gestionnaire gagne plusieurs heures par semaine, tout en renforçant la qualité et la réactivité du service.