📨 Automatiser l’envoi de newsletters

Chez L’AGENCE GÉNÉRALE, les gestionnaires syndic doivent régulièrement informer les copropriétaires sur l’état de la copropriété, les dernières décisions d’AG, les prochaines étapes ou encore des éléments pratiques comme la mise à disposition de documents. Jusqu’à récemment, cette tâche passait par une série d’actions manuelles longues, chronophages et peu traçables : rédaction, sélection des informations, mise en forme, envoi mail… le tout à répéter immeuble par immeuble.

🎯 Objectif de notre intervention :

Créer un système automatisé, simple et personnalisable pour générer et envoyer une newsletter mensuelle à chaque groupe de copropriétaires, sans risque d’oubli ni surcharge de travail.

⚙️ Le fonctionnement du workflow en détail

Nous avons conçu un workflow en deux temps, entièrement intégré aux outils utilisés par les gestionnaires :

🧩 Étape 1 : génération de contenu et préparation

• Connexion automatique à la base de données interne pour récupérer les informations liées à chaque copropriété (dates d’AG, gestionnaires en charge, pièces à joindre, consignes spécifiques)
• Possibilité d’ajouter des sources externes (sites d’information locaux, actualités du quartier, météo, alertes travaux, etc.) afin d’enrichir le contenu de la newsletter
• Création d’un modèle de newsletter dynamique, généré automatiquement pour chaque immeuble avec :
  • Le bon nom de copropriété
  • Le ton adapté (professionnel, informatif)
  • Les données internes mises à jour
  • Les éléments externes pertinents du moment
  • Les bons documents à annexer (convocations, comptes rendus, etc.)
• Génération d’un brouillon formaté dans Gmail, prêt à être relu et envoyé après validation éventuelle

🚀 Étape 2 : envoi automatisé, traçabilité et suivi

• Attribution automatique du bon gestionnaire et du bon groupe de copropriétaires en destinataire
• Envoi possible via Gmail, ou via une plateforme d’emailing professionnelle comme Mailjet, Mailchimp ou tout autre outil compatible avec les API
• Prévisualisation du message généré et validation en un clic avant diffusion
• Archivage automatique de chaque envoi (contenu, pièces jointes, date, destinataires) dans une base Airtable dédiée
• Possibilité d’extraction statistique (taux d’envoi, historiques par immeuble ou par gestionnaire)

✅ Ce que ça change pour les gestionnaires syndic

• Plus besoin de créer chaque mail manuellement : le contenu est généré à partir de données internes et externes
• Aucune erreur d’attribution : les bons destinataires reçoivent les bonnes infos
• Une newsletter claire, uniforme, enrichie et à jour, envoyée automatiquement chaque mois
• Une communication plus professionnelle grâce aux outils comme Mailjet ou Mailchimp (design responsive, suivi des ouvertures, gestion des envois en masse)
• Un système centralisé, traçable et simple à déclencher

🎉 Résultats obtenus

👉 +10 heures gagnées chaque mois par gestionnaire

👉 Un meilleur suivi des envois et une meilleure organisation

👉 Une communication professionnelle et structurée avec les copropriétaires

👉 Une réduction du stress et des oublis liés aux échéances de communication

👉 Un contenu plus riche, actualisé, et adapté aux besoins des copropriétaires